Schritt 1
Was ist ein Workflow
Schritt 2
Wie werden Workflows angewendet
Schritt 3
Einrichten von einem Workflow
Schritt 4
Ersparnis und Vorteile von Workflows
ROI von Workflows
Warum sind Workflows sinnvoll?
Wie sieht das Feedback der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der Geschäftsführung der IT Service GmbH aus? Seit der Einführung des neuen Genehmigungsworkflows haben sie etwa 15 % mehr Umsatz durch die Umwandlung von Angeboten in Aufträge erzielt. Der Aufwand ist gering, da das Team nun effizienter, koordinierter und digital arbeitet.
Herr Winter muss seine Angebote nicht mehr mehrmals am Tag ausdrucken und mit Herrn Herbst besprechen, weil er auf die neue papierlose Arbeitsweise umgestiegen ist.
Die erstellten Angebote werden nun durch einen Klick auf den Workflow-Trigger sofort an Herrn Herbst gesendet. Er prüft nur noch die ausstehenden Angebote und gibt sie mit einem Klick frei. Sollte er Änderungsbedarf haben, können sie sich in einem ITISeasy.team zusammensetzen und die Angelegenheit schnell klären.
Durch den neuen Freigabeprozess sparen Herr Winter und Herr Herbst durchschnittlich 12 Minuten pro ausstehendem Angebot. Bei einem Volumen von nur zehn Angeboten pro Tag bedeutet dies eine Einsparung von nicht weniger als 480 Stunden im Jahr!
Bei einem durchschnittlichen Stundenlohn von 16 Euro für die beiden beteiligten Mitarbeiter ergibt sich für die Services IT GmbH eine Ersparnis von 7.680 Euro pro Jahr.
Darüber hinaus hat insbesondere Herr Winter die eingesparte Zeit inzwischen für die Akquise neuer Kunden genutzt, was zusätzlich zur Verbesserung der Gewinnmarge der Services IT GmbH beiträgt.
Berechnen des ROI mit ITISeasy.business
In die Installation, Einrichtung und Einweisung in das Workflow-Management-System von ITISeasy.business wurden von der IT Services GmbH ca. 2400,- € investiert.
Die Kosten für Herrn Herbst und Herrn Winter für die Nutzung von ITISeasy.business liegen bei 456,- € im Jahr (38,- Euro/Monat)
Die Gesamtkosten für das neue Workflow-System von ITISeasy.business liegen somit im ersten Jahr bei nur 2856,- €
Die IT Service GmbH verdient also seit der Nutzung Geld – im ersten Jahr sind dies 4800,- €, in jedem weiteren Jahr der Nutzung sogar über 7200,- €.
Wozu dienen Workflows?
Workflows streben die Verbesserung der Unternehmensweiten Prozessqualität an. Dies macht sich unter anderem in verkürzten Durchlaufzeiten, reduzierten Kosten sowie einer erhöhten Transparenz während der Bearbeitung der Unternehmensprozesse bemerkbar.
Durch den Einsatz von ITISeasy.business als Workflow Management System können komplexe Arbeitsaufgaben zentral gesteuert und standardisiert werden. Wiederkehrende Arbeitsschritte werden so automatisiert.
Insbesondere dort, wo viele Personen zusammenarbeiten, sorgt ein Workflow Management Tool somit für die korrekte Einhaltung von Unternehmensprozessen und steigert die Effizienz jener Prozessabläufe.
Das Ziel von Workflows ist dabei vor allem, den Mitarbeiter:innen die tägliche Arbeit erleichtern und die Zusammenarbeit im Team fördern.
Daher sollte Workflow Management auch nicht als einmaliges Projekt aufgesetzt, sondern als konstante Aufgabe des Managements verstanden werden.
Wie funktioniert ein Workflow?
Ein Workflow besteht immer aus einem Auslöser, auch Trigger genannt und einem Endpunkt.
Der Arbeitsablauf oder auch Workflow ist dabei der Oberbegriff für viele mögliche einzelne Arbeitsschritte, die sowohl hintereinander, oder auch gleichzeitig ablaufen können. Die einzelnen Prozesse werden dabei so strukturiert, dass den verschiedenen Beteiligten oder Systemen die Aktivitäten zugeordnet werden können.
Zudem muss definiert werden, was passiert, wenn eine Aktivität erfolgreich (oder auch nicht erfolgreich) abgeschlossen wurde. Vor allem muss allen Beteiligten eine Dokumentation vorliegen, was die Aufgabe enthält und wie diese beendet werden kann.
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