In Webspaces werden oft sensible Informationen geteilt - Unternehmen denken sich nicht viel dabei, obwohl sie eine sichere Umgebung gewährleisten müssen. Diese lässt einfach sich mit Open-Source-Conferencing Lösungen wie ITISeasy.team erreichen - durch mehr Transparenz, Anpassbarkeit und Datenhoheit.
Auch, wenn die Belegschaft wieder ins Büro zurückgekehrt ist: Die virtuelle, ortsübergreifende Zusammenarbeit hat sich verstetigt und Videokonferenz-Tools sind Teil des Arbeitsalltags geworden. In diesen Meetings werden nun per se vertrauliche Informationen geteilt, die für Unternehmen wettbewerbsrelevant sind: Geschäftsdokumente und -zahlen, Vertriebspräsentationen, Strategien oder Kundendaten und generell Know-How.
Welche Vorteile und Chancen Open Source Lösungen für die Online Zusammenarbeit in bzw. zwischen Unternehmen bieten, wird auch in Fachartikeln, erschienen beim ap-verlag und auf midrange.de
Online-Meetings: aber sicher!
Unternehmen sollten diese sensiblen Informationen nicht unbedarft in ihren Konferenztools preisgeben, sonst könnten sie Besprechungen auch gleich öffentlich führen. Oft fehlt hier die Sensibilisierung und man nutzt die Tools, die am bequemsten sind. Nun sind Unternehmen allerdings
gesetzlich verpflichtet, die Sicherheit ihrer Kommunikation zu gewährleisten und auch die Mitarbeiter erwarten Vertraulichkeit. Datenlecks oder Sicherheitsvorfälle passieren schnell und der entstandene Schaden ist nicht einfach zu reparieren. Gerade die Lösungen der großen Anbieter werden auf Servern in den USA gehostet, wo andere Datenschutzbestimmungen gelten – teilweise dürfen Sitzungen sogar aufgezeichnet werden, ein absolutes No-Go!
Folgende Faktoren sind für die Sicherheit von Online-Meetings entscheidend:
- Unternehmen müssen gewährleisten, dass nur autorisierte Teilnehmer Zugriff haben. Dafür erhalten Gäste einen Link samt Zugangscode und registrierte Benutzer melden sich mit Passwort an. Also kein öffentlicher Zugriff nur über eine URL.
- Der Gastgeber kontrolliert die Funktionen des Calls und steuert, wer welche Einstellungen wie die Aufzeichnung des Meetings vornehmen darf. Die Benutzer- und Rechteverwaltung kann bei ITISeasy.team zum Beispiel über LDAP sowie über ein Control-Center erfolgen.
- Die Datenübertragung muss sicher und end-to-end verschlüsselt sein (SSL-Zertifikat). Die ITIS AG stellt diese Zertifikate für ihr Tool sogar selbst aus, Kunden haben aber auch die Möglichkeit, sie eigenständig bereitzustellen.
- Die Conferencing-Lösung muss auf dem aktuellen Stand der Technik sein und regelmäßige Sicherheitsprüfungen, Updates und Patching bieten.
- Im Hintergrund sollten hochwertige Hardware eingesetzt und eine gute Anbindung im Rechenzentrum bestehen, um eine schnelle Verfügbarkeit zu gewährleisten - auch im Wartungsfall.
- Unternehmen brauchen die Datenhoheit: Nur so sind sie im Bilde, was das Telekonferenz-Tool mit ihren Daten macht. Es sollte auf dem eigenen Server gehostet werden – oder bei der
ITIS AG: Unsere Server stehen in Deutschland, wir halten die Datenschutzgrundverordnung DSGVO ein.
Open-Source für Teleconferencing: noch mehr Sicherheit
Unternehmen, die die Sicherheit ihrer Online-Meetings weiter erhöhen wollen, sollten sich Open-Source-Konferenzsysteme ansehen. Sie bieten folgende Vorteile:
- Überprüfbarkeit: Bei einem Open-Source-Tool wie ITISeasy.team kann die Sicherheit unabhängig überprüft werden. Der quelloffene Code ist für jeden einsehbar. Unternehmen können genau nachvollziehen, was mit ihren Daten passiert. Bei lizenzierten Produkten ist der Code oft nicht einsehbar und nicht veränderbar. Zugang zum Code besteht nur mit Entwicklerlizenzen, das System gleicht damit einer Blackbox.
- Anpassbarkeit: Der Code einer Open-Source-Lösung kann bei Bedarf leichter angepasst, erweitert und neue Funktionalitäten eingebaut werden.
- Open-Source macht unabhängig: Unternehmen sind nicht mehr an einen Anbieter oder eine proprietäre Lösung gebunden, es findet kein Vendor-Lockin statt.
- Transparenz: Eine Open-Source-Lösung bietet auch bei der Zwei-Faktor-Authorisierung Transparenz, da sie offenlegt, wo der zweite Faktor gespeichert wird.
Und was ist mit der Performance?
Ja, es ist tatsächlich so, dass sichere Videokonferenz-Lösungen Einbußen bei der Performance verzeichnen, da sie zusätzliche Verschlüsselungs- und Überprüfungsprozesse nutzen. Mit ITISeasy.team gelingt hier die Balance zwischen Sicherheit, Leistung und Usability. Das Tool bietet zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten mit Sicherheitskonzepten, Firewalls und Reverse-Proxys in der Grundeinrichtung: Wer sich hier die Zeit nimmt, wird durch Datensicherheit belohnt.
Open-Source-Konferenzlösungen: Diese Funktionen müssen sein
Intelligente Features
Weil Open-Source-Konferenzlösungen flexibler sind, können Unternehmen sich damit schnell eine funktionierende Lösung konfigurieren und gleichzeitig Lizenzkosten sparen. Sie profitieren von der Community: Diese stellt sicher, dass das Tool performant bleibt, wächst und sich Funktionen stetig verbessern, da Bedürfnisse aus der Praxis umgesetzt werden.
Intelligent sind Funktionen, die die Zusammenarbeit erleichtern und über Bildschirmfreigabe für Präsentationen, Chat und Aufzeichnung hinausgehen. In ITISeasy.team gibt es zum Beispiel die Möglichkeit, Umfragen zu starten oder an einem Whiteboard interaktiv im Team zu arbeiten.
Einfache Integration
Natürlich sollte sich die Webconferencing-Lösung leicht in die IT-Landschaft integrieren lassen. Mit ITISeasy.team entstehen Synergieeffekte, da es mit dem ERP-System ITISeasy.business verknüpft werden kann: Für im ERP angelegte Termine können automatisch Einladungen zu Meetings verschickt werden und die Integration in den Geschäftsalltag verbessert den Workflow.
Usability
Wichtig ist darüber hinaus, dass die Usability stimmt und sich die User schnell und ohne Einweisung zurechtfinden. ITISeasy.team läuft zum Beispiel rein browserbasiert ohne Softwareinstallation oder App und hat eine breite Browserkompatibilität - Safari, Firefox, Opera, Chrom. Das bedeutet keine Verzögerungen mehr wegen Updates, die erst mal beim Start der Konferenzsoftware installiert werden müssen. ITISeasy.team hat außerdem eine praktische Bandbreitenerkennung: Bei schlechter Anbindung kann es die Videoqualität automatisch reduzieren, um die Audioqualität zu optimieren und so die Teamarbeit so wenig wie möglich zu stören.