ITISeasy.docs
Dokumentenmanagement
Mit ITISeasy.docs haben Sie die Gewissheit, dass Ihre Dokumente strukturiert und sicher in der Cloud liegen und immer zur Hand sind, wenn Sie sie brauchen. Basierend auf Alfresco und speziell von ITIS weiterentwickelt.
ITISeasy.docs basiert auf Alfresco und ist eine Kombination aus open-source Enterprise-Content-Management und Busines-Process-Managment.
Warum ein Topf den richtigen Deckel braucht - Oder: Das beste DMS in Deutschland für ITISeasy.business und Odoo Enterprise.
Die Verwendung der richtigen Werkzeuge und Systeme ist entscheidend für den reibungslosen Betrieb und den Erfolg jedes Unternehmens. Wenn es um die Verwaltung von Dokumenten und Informationen geht, ist ein zuverlässiges und effizientes Dokumentenmanagement-System (DMS) unerlässlich.
Für ITISeasy.business und Odoo Enterprise freuen wir uns, die beste DMS-Lösung in deutscher Sprache anbieten zu können.
Ein Geschäftssystem gedeiht durch Benutzereingaben, Anwendungen in der Praxis, Prozesse, sowie in allen anderen Bereichen, in denen Informationen von Person A an Person B in einer für Menschen lesbaren Form übertragen werden müssen, sind "Ausdrucke" oder Dokumente oft noch die bevorzugte Methode. Auch wenn nicht immer Papierdokumente beteiligt sind, hat das PDF-Format seine Rolle als Dokumentenformat gesichert.
Dokumente werden nicht nur versendet, sondern auch empfangen, was das Dokumentenvolumen verdoppelt. Was jedoch übermittelt wird, muss gespeichert werden, da die "Referenz" benötigt wird, wenn man nach Monaten zurückblickt, um zu sehen, worauf man sich geeinigt hat, was geliefert wurde, bezahlt wurde oder anderweitig dokumentationswürdig ist.
Und letztendlich sind auch Dritte an den für Geschäftstransaktionen erstellten Dokumenten interessiert. Tatsächlich benötigen sie sogar rechtlich legally require korrekte Ablage. All dies hat historisch gesehen zu einem System aus Ordnern, Schränken, Archiven und letztendlich zum Füllen von Papierkörben geführt.
Mit einem professionellen, modernen Dokumentenmanagementsystem (DMS), das ideal für Deutschland ist, sind diese Herausforderungen einfacher geworden, umweltfreundlicher und können sogar eine symbiotische Beziehung schaffen, wie sie in der Integration zwischen ITISeasy.business and ITISeasy.docs zu sehen ist. Diese Kombination bringt ihr Daily Business auf ein neues Level. Dokumente werden nahtlos zwischen der ERP-Lösung und dem optimierten DMS für Deutschland übertragen, je nachdem, wer sie zuerst empfangen oder erstellt hat. Die Suche ist dank der Volltextfunktion einfach und effektiv, und die Archivierung schützt vor versehentlichem Überschreiben. Ihre Daten sind selbstverständlich gemäß deutscher Standards sicher in der Cloud geschützt!
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Warum das DMS für Deutschland von Odoo Enterprise nicht ausreichend ist
Die oben genannten Funktionen sind in dem DMS von Odoo Enterprise nicht verfügbar, weshalb das System schnell überfordert ist, wenn es 20.000 bis 30.000 Dokumente verarbeiten soll. Die Suchalgorithmen sind nicht darauf ausgelegt, Inhalte aus verschiedenen Arten von Dokumenten wie E-Mails, Bürodokumenten oder speziellen Fällen wie CAD-Daten zu verarbeiten, geschweige denn Audio- oder Videodateien. Eine Anpassung für solche Anforderungen wird nicht bereitgestellt.
Darüber hinaus fehlen dem System Versionierung, Workflows und Sicherheitsbereiche mit potenziellen Einschränkungen für bestimmte Benutzer. Dies erschwert die Verwaltung von Genehmigungen und die Kontrolle des Zugriffs auf vertrauliche Dokumente. Keine dieser Schwächen existieren in der Integration von ITISeasy.business mit ITISeasy.docs. ITISeasy.docs basiert auf einem der weltweit besten Dokumentenmanagementsysteme (Alfresco), und die ITIS AG integriert die beiden Systeme seit den letzten 8 Jahren kontinuierlich.
Wer suchet, der findet:
Nicht immer, aber manchmal, je nach Standort und System.
Haben Sie auch schon öfter gedacht, "Wo habe ich das nochmal hingelegt?" Kommt Ihnen das manchmal, häufig oder sogar öfter vor? Unsere Erfahrung zeigt, dass die meisten Benutzer heutzutage Schwierigkeiten haben, das zu finden, wonach sie suchen, in den Stapeln von Dateien. Es gibt mehrere Gründe dafür: Die Mischung aus Papier- und elektronischen Dokumenten erschwert die Organisation, und das Ablegen von Dokumenten in einem Dateisystem ohne wichtige Informationen zu jedem Dokument stellt eine Herausforderung dar.
Nicht zuletzt führt die häufig unstrukturierte Ablage in Ordnern und Unterordnern im Dateisystem, kombiniert mit mehreren Netzlaufwerken, zu einem Labyrinth der Komplexität, das schwer zu durchschauen ist.
Dann ist es Zeit für unsere umfassende Lösung ITISeasy.docs mit Ihrem integrierten Volltext- Suche Feature."
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Warum die automatische Ablage bessere Resultate liefert
Problem erkannt, Gefahr gebannt? Leider ist es nicht ganz so einfach. Um Dokumentenchaos effektiv zu bekämpfen, benötigen wir entweder sehr strenge Vorgehensrichtlinien und hoch disziplinierte, sehr sorgfältig arbeitende Kollegen oder ein Werkzeug, das uns dabei unterstützt, eventuelle Ungenauigkeiten auszugleichen. Kurz gesagt, ein gutes automatisches Ablagesystem hilft uns dabei, Fehlerquellen zu kontrollieren und aus Fehlern im Dokumentenmanagement resultierende Schäden zu vermeiden.
Unser computergestützter Kollege ist in der Lage, einen Ablageort vorzuschlagen oder sogar den richtigen Ort ohne unser Eingreifen auszuwählen, was später zu einem übersichtlichen "Ordner" mit "Registerreitern" führt.
Mit der integrierten Volltextsuche können Dokumente schnell abgerufen werden, aber es ist wichtig zu wissen, wonach man sucht. Daher ist die Kombination aus Struktur und Suche der beste Weg, um schnell die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
1+1 = 3: Wie das Zusammenspiel von zwei Systemen für Sie einen Mehrwert schafft
Ein System ist gut, zwei Systeme sind noch besser, solange sie nicht um die Anordnung von Informationen konkurrieren. Doch die eigentliche Magie entsteht, wenn die Systeme Hand in Hand arbeiten. Für die Dokumentenablage können wir einen neuen Ansatz, einen besseren Ansatz bieten.
Mit ITISeasy.business können Sie ganz einfach jedem Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter oder Projekt einen dedizierten Bereich im Dokumentenmanagement System, ITISeasy.docs zuweisen. Dies schafft von Anfang an eine klare Struktur, und jeder Kollege kann mit nur einem Klick auf der Dokumentenseite den richtigen Ort für Dokumente im Zusammenhang mit einem bestimmten Prozess finden. Darüber hinaus bietet die Integration mit dem leistungsstarken Dokumentenmanagementsystem ITISeasy.docs zahlreiche Vorteile.
Zum Beispiel können Sie automatisch jede Rechnung sowie Angebote und Bestellungen im Dokumentenmanagementsystem ablegen. Dies geschieht automatisch, wenn Sie das Dokument von ITISeasy.business aus per E-Mail senden oder es über die Druckfunktion drucken. Im Hintergrund übernimmt ein Prozess das resultierende PDF, berücksichtigt die Struktur der Dokumentenablage, wendet die entsprechenden Berechtigungen,an und lädt es als PDF-Dokument in das Dokumentenmanagementsystem
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Die rechtlich konforme Archivierung
Die rechtskonforme Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) in Deutschland bezieht sich auf die Speicherung von elektronisch relevanten Informationsobjekten, die den Anforderungen des Gesetzgebers entsprechen. Zu diesen Anforderungen gehören das deutsche Handelsgesetzbuch (HGB) § 239, § 257 sowie die Abgabenordnung § 146, § 147, § 200, sowie die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und UnterlagenGoBD). Diese Vorschriften definieren die sichere und ordnungsgemäße Aufbewahrung von Handelsdokumenten und legen auch Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren fest. Übrigens, da wir international tätig sind, stellen Sie bitte sicher, dass Sie die Anforderungen bei der Verwendung des Systems im Ausland gegen die geltenden Regeln und Gesetze in diesen Ländern überprüfen.
In den letzten Jahren haben die Archivierung und die Langzeitlagerung aufgrund rechtlicher und behördlicher Anforderungen erheblich an Bedeutung gewonnen. Dies beinhaltet die Behandlung digitaler Dokumente - in Verbindung mit elektronischen Unterschriften - auf gleicher Ebene wie traditionelle Papierdokumente. Zusätzlich haben Gesetze wie der Sarbanes-Oxley Act und andere Compliance Anforderungen, insbesondere in den Vereinigten Staaten, diese Entwicklung beschleunigt. Die Diskussion um die Archivierung von steuerrelevanten Daten gemäß den Regeln der GDPdU und GOBD hat auch in Deutschland die Notwendigkeit revisionssicherer Dokumentenarchivierungs- und Speichersysteme verstärkt. Darüber hinaus ist die Datensicherheit zu einem zunehmend wichtigen Aspekt geworden. Mit ITISeasy.docs ist die Sicherheit Ihrer Daten in der Cloud garantiert.
Den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden
Innerhalb der Diskussion über rechtliche Anforderungen stellt sich oft die Frage: Welches ist ein geeignetes Speichermedium, und folglich, was ist das "richtige" Speicherlaufwerk? Während früher Medien mit Write-Once-Read-Many (WORM) die nur einmal beschreibbar sind, bevorzugt wurden, werden heute häufig Methoden mit Zertifikaten und digitalen Stempeln eingesetzt. Diese Verschiebung ist auf Hersteller von Festplattensystemen und Bandlaufwerken zurückzuführen, die ihren Marktanteil sichern möchten, wird jedoch hauptsächlich durch praktische Handhabung und die signifikant gestiegene Speicherkapazität dieser Medien vorangetrieben.
Darüber hinaus wird allgemein anerkannt, dass die geltenden Gesetze und Vorschriften kein bestimmtes Medium bevorzugen sollten. Insbesondere angesichts der relativ langen Aufbewahrungsfristen sollte es möglich sein, technologische Veränderungen zu durchlaufen. Dennoch muss der gesamte Archivierungsprozess abgeschlossen und so gesichert sein, dass eine Manipulation gemäß dem aktuellen Stand der Technik nicht möglich ist. Die Frage nach dem bevorzugten Speichermedium und seinen Speichermedien ist daher nur ein Aspekt. Der korrekte Prozess der revisionsfesten Archivierung umfasst auch Handhabungs- und organisatorische Prozesse.
Daher sollte dem Archivierungsprozess besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden. Unsere Berater von ITIS AG empfehlen folgenden Ansatz:
Trennung zwischen Datenspeichern
Datenarchivierung und Datenspeicherung für die reguläre Dokumentenarbeit.
Prozessbeschreibung der Archivierung
Gemäß den 10 Richtlinien des Verbandes Organisations- und Informationssysteme e. V. (Verband der Organisationen und Informationssysteme).
Auslagerung des Archiv
In einen für Außenstehende unzugänglichen Bereich. Dies bedeutet, dass das Archiv Manipulationsversuchen durch Unternehmensmitarbeiter standhalten sollte, was am besten durch physische Trennung und angemessene vertragliche Vereinbarungen mit einem Drittanbieter erreicht wird.
Regelmäßige Sicherung der Daten
In einem Format, das Manipulation erschwert oder unmöglich macht. Dies umfasst das Signieren von Daten und die Möglichkeit, den Zugriff auf die Medien zu beschränken (z.B. durch einen Safe) und den Zugriff nur nach dem Vier-Augen-Prinzip zu ermöglichen.
ITIS AG bietet diese Dienstleistungen als Treuhänder an (Hosting von Archivsystemen, Zugangskontrolle, angemessene vertragliche Vereinbarungen) und speichert Daten auf nicht manipulierbaren Medien (Blu-Ray).
Die Bedeutung einer strukturierten Dokumentenablage
Neben den oben genannten Gründen gibt es jedoch auch formale Bedingungen für jedes Unternehmen, die eine sichere Aufbewahrung von geschäftlichen Dokumenten, Verträgen, wichtigen Dokumenten und anderen Aufzeichnungen erfordern. Der Hauptgrund dafür ist, dass der Gesetzgeber sicherstellen möchte, dass im Falle einer Betriebsprüfung alle erforderlichen Dokumente tatsächlich für ihn verfügbar sind. Dies sollte es ermöglichen, nachzuweisen, welche Dienstleistungen und Lieferungen zu welchem Zeitpunkt erbracht und geliefert wurden - und natürlich, welche Zahlungen geleistet wurden.
Ein weiterer Nutzen eines Dokumenten Management System ist ebenso wichtig: Es geht darum, Dokumente, die von externen Quellen eingehen, in das Ablagesystem zu integrieren. In diesem Prozess ist es entscheidend, eine E-Mail oder ein Papierdokument schnell und einfach in das Dokumentenmanagementsystem zu bringen und es mit dem entsprechenden Datensatz in ITISeasy.business zu verknüpfen. Die integrierte Drop Zone Funktion unterstützt dabei maßgeblich. Dadurch entsteht ein vollständiges Informationspaket über die Transaktion, das als Datensatz zusammen mit einem Dateilink in ITISeasy.business präsentiert wird. Die Integration der beiden Systeme ermöglicht auch in diesem Aspekt eine nahtlose und effiziente Ablagemöglichkeit.
Optimierte Dokumentenablage
Optimieren Sie Ihr Dokumentenmanagement durch die Integration von ITISeasy.business und ITISeasy.docs. Durch die Kombination dieser beiden ausgezeichneten Systeme wird die Ablage Ihrer Geschäftsdokumente automatisiert.
Diese Automatisierung verbessert nicht nur die Sicherheit Ihrer Dokumente, sondern erleichtert auch die Dokumentensuche erheblich durch die schnelle und integrierte Volltextsuche in ITISeasy.docs.
ITISeasy.business und Odoo mit ITISeasy.docs oder Alfresco verbinden?
Es ist eigentlich ganz einfach: Die verfügbare ITISeasy.business-Lösung enthält bereits das Modul, das für ITISeasy.docs erforderlich ist. Es gibt mehrere Möglichkeiten, um diese Verbindung herzustellen:
Die einfachste Möglichkeit ist die Nutzung von ITISeasy.base. In diesem Fall sind beide Systeme vorab konfiguriert und sofort einsatzbereit.
Wenn Sie bereits Odoo oder ITISeasy.business verwenden, aber ITISeasy.docs noch nicht haben, können Sie ITISeasy.docs einfach zu Ihrer bestehenden Einrichtung hinzufügen. Im Falle von Odoo benötigen Sie unser Modul, das Sie direkt im Shop finden können.
Wenn Sie ein altes DMS haben und migrieren möchten, können unsere Berater mit Ihnen zusammenarbeiten, um einen umfassenden Plan zu entwickeln, der die Datenmigration, den betrieblichen Übergang und die Integration des Archivierungssystems umfasst.
Wenn Sie ein anderes Geschäftssystem verwenden, das Ihren Anforderungen nicht mehr optimal entspricht, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir können Ihnen einen reibungslosen und sicheren Übergang ermöglichen.
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